Prowadzenie działalności związanej z korepetycjami to z jednej strony satysfakcja, że można swoją wiedzę przekazać innym, z drugiej zaś strony to biznes. I tego stwierdzenia nie należy się bać i unikać. Każdy korepetytor jest w pewnym sensie przedsiębiorcą. Sprzedaż wiedzy nie różni się wiele od sprzedaży innych usług czy dóbr materialnych, lub innej etatowo wykonywanej pracy. Korepetytor prowadząc zajęcia z uczniem poświęca na nie swój czas, energię, przygotowuje się do zajęć, drukuje lub dostarcza materiał do nauki. Często jednak uczniowie nie traktują „poważnie” usług takiego rodzaju przedsiębiorcy. Nagminnie pojawiają się sygnały od korepetytorów o nieprawidłowościach podczas współpracy z uczniem. Najczęstszym problem jest oczywiście sposób odwoływania przez nich zajęć. Przyjęło się, co jest bardzo niepokojące, że jeżeli nie uiszczona została z góry opłata za zajęcia, można je odwoływać, przenosić, rezygnować z nich, w ostatnim momencie. Zdarza się, że uczeń nawet nie informuje swojego korepetytora o tym, że danego dnia nie dotrze na zajęcia. O ile prowadzone są w mieszkaniu korepetytora, to strata finansowa jest nieco mniejsza. Aczkolwiek nadal pozostaje stratą, ponieważ w danym czasie, przy nagłym odwołaniu zajęć, korepetytor nie będzie w stanie znaleźć na to miejsce innego ucznia, a więc godzina zarezerwowana na pracę pozostanie bez wynagrodzenia. Jeszcze gorzej wygląda sytuacja, gdy zajęcia prowadzone są w specjalnie wynajętym lokalu lub korepetytor musi dojechać we wskazane miejsce w celu przeprowadzenia zajęć. W tej sytuacji do utraconych kosztów wynagrodzenia za samą lekcję dochodzą jeszcze koszty dojazdu lub częściowy koszt najmu lokalu.
Jak zatem uchronić się przed takimi sytuacjami?
Wiadomo jest, że mogą zdarzyć się różne wypadki losowe, które uniemożliwią uczniowi, ale również korepetytorowi, poprowadzenie zajęć. Zarówno prowadzący jak i uczeń powinni wykazać się swego rodzaju elastycznością podczas współpracy. Jednakże obie strony powinny obowiązywać pewnego rodzaju obowiązki, które muszą względem siebie wypełnić. Tu z pomocą może przyjść przygotowanie przez korepetytora regulaminu korzystania z usług. W dokumencie, który podpiszą obie strony, powinny znaleźć się podstawowe informacje dotyczące przebiegu i zasad świadczenia usług korepetytorskich.
Harmonogram lekcji
Przy pierwszym spotkaniu, najczęściej zapoznawczym, podczas którego uczeń może przedstawić swój problem i oczekiwania a korepetytor zweryfikować poziom wiedzy, należy ustalić liczbę miesięcznych spotkań. Jeżeli ucznia interesują spotkania 1 raz w tygodniu, to w miesiącu wyjdą 4 spotkania. Dzięki temu korepetytor na początku miesiąca będzie wiedział, ile godzin zajęć ma danego miesiąca, z jakimi uczniami i ile wyniesie jego zarobek. Przy ustalaniu harmonogramu warto również dopytać o ewentualne planowane dłuższe urlopy czy wyjazdy ucznia, skąd będzie wiadomo, w jakim terminie zajęcia z pewnością się nie odbędą. Przy ustalaniu harmonogramu można posłużyć się zwykłą tabelką przygotowaną w excelu, w której będą podane daty zajęć i ich godziny z konkretnym uczniem. Taka lista może później posłużyć jako lista obecności, na której uczeń będzie się podpisywał, a która będzie stanowiła dowód, że dane zajęcia się odbyły i należne jest za nie wynagrodzenie dla korepetytora.
Sposób odwoływania lekcji
Tuż obok zapisów dotyczących harmonogramu zajęć powinien znaleźć się zapis dotyczący sposobu ich odwoływania oraz wynikających z tego konsekwencji. W pierwszej kolejności warto z uczniem ustalić, jaką drogą ma być powiadomiony korepetytor o odwołaniu zajęć. Najczęściej dopuszczalne są trzy sposoby, czyli telefonicznie, mailowo lub przez sms. Jeżeli jednak korepetytor wie, że nie jest w stanie na bieżąco sprawdzać swojej poczty mailowej, lub jego grafik jest tak napięty, że nie może pozwolić sobie na odbieranie połączeń telefonicznych, można ustalić jedną konkretną metodę odwołania spotkania np. przez sms. Wiadomość tekstową można przeczytać w każdej chwili, nie wymaga logowania się do poczty, dostępu do internetu. Ważne jednak, aby w przypadku takiej formy powiadomień uczeń podał swoje dane, czyli imię i nazwisko, plus ewentualnie godzinę i datę zajęć, które chce odwołać.
Najczęściej w szkołach językowych czy firmach korepetytorskich przyjmuje się, że minimalny czas na przekazanie informacji o odwołaniu zajęć bez poniesienia za to konsekwencji finansowych przez kursanta, wynosi 24 godziny. Czas ten jednak można określić dowolnie, w zależności od potrzeb i preferencji obu stron.
Odrabianie odwołanych zajęć
Jeżeli doszło już do sytuacji, że jedna ze stron musiała odwołać planowane zajęcia, warto ustalić sposób ich odrabiania. Najłatwiej byłoby, gdyby każde odwołane zajęcia można było odrobić jeszcze w tym samym miesiącu. Takie rozwiązanie sprawi, że miesięczny dochód korepetytora nie ulegnie zmianie i będzie nadal zgodny z harmonogramem, który został ustalony z początkiem miesiąca. Wiadomo jednak, że nie zawsze będzie taka możliwość. Po pierwsze korepetytor może nie mieć wolnych terminów, w których będzie mógł przeprowadzić zaległe zajęcia. Po drugie, kursantowi może nie odpowiadać żaden inny termin poza tym, który został ustalony na początku współpracy. Dlatego planując już na początku harmonogram spotkań warto dopytać ucznia, w jaki inne dni i godziny może się ewentualnie spotkać na odrobienie odwołanej lekcji (przy założeniu, że będzie do tego dochodziło). Jeżeli nie będzie możliwości znalezienia dodatkowego terminu, który będzie pasował obu stronom, na spotkanie, lekcja niestety przepadnie. Ale ta informacja również powinna znaleźć się w regulaminie pracy korepetytora.
Konsekwencje zbyt późnego odwołania zajęć
Odwoływanie zajęć na 5, 20 minut przed lekcjami to niestety zmora korepetytorów. Czasami odnosi się wrażenie, że uczniowie są przekonani, że korepetytor jest do ich wyłącznej dyspozycji i ma być dostępny dokładnie w takich terminach, w jakich pasuje uczniowi. Dlatego konieczne jest jasne sformułowanie w regulaminie czasu, w jakim zajęcia mogą zostać odwołane bez ponoszenia konsekwencji finansowych. Jeżeli jednak dojdzie do sytuacji, że uczeń odwoła zajęcia zbyt późno, lub nie pojawi się na nich wcale, nie uprzedzając o tym wcześniej korepetytora, należy ustalić, czy za taką lekcję należna będzie zapłata i w jakiej wysokości. Z reguły zajęcia odwołane zbyt późno płatne są 100% należności, czasem kwota wynosi 50% opłaty za lekcję. To wszystko zależy od indywidualnego podejścia korepetytora oraz jest kwestią do ustalenia z uczniem.
Problem z odwoływaniem zajęć nie dotyczy tylko strony kursanta. Zdarza się, że sam korepetytor również odwołuje zajęcia lub się na nich nie pojawia wcale. Taki przypadek także powinien zostać opisać w zasadach współpracy z określeniem, jakie konsekwencje z tego tytułu poniesie wówczas osoba prowadząca zajęcia. Jeżeli płatności rozliczane są miesięcznie, z góry, opłaty za nieodbytą lekcję mogą być zwracane kursantowi lub przechodzić na kolejny miesiąc.
Każdy z nas jest człowiekiem i nie zawsze ma wpływ na to, co się dzieje dokoła. Dlatego też należałoby do sprawy odwoływania lekcji podejść trochę elastyczniej, jeżeli zajęcia zostaną odwołane nagle, ale z przyczyn losowych. Choroba, ważne wydarzenie rodzinne, nagły problem, może zdarzyć się każdemu.
autorka: Anna Maciejewska
Za dużo odwołanych zajęć
Jeżeli została już ustalona kwestia częstotliwości spotkań oraz sposobu ich odwoływania w momencie, gdy jedna ze stron na zajęcia przybyć nie może, warto podnieść kwestię ilości takich odwołanych zajęć w miesiącu. Szczególnie, że może dojść do sytuacji, w której zgodnie z harmonogramem powinno odbyć się 8 zajęć, kursant odwoła z nich 5 w miesiącu z zachowaniem należytego terminu przekazania informacji. W tym momencie korepetytor ponosi stratę związaną z brakiem płatności za 5 godzin lekcyjnych, które się nie odbyły, a i opcja odrobienia tylu godzin staje się praktycznie niemożliwa do zrealizowania. Nie wspominając już o tym, że korzystając z korepetycji uczeń (lub rodzic ucznia) oczekuje postępów w nauce. Jednak nieregularnie odbywające się zajęcia, długie przerwy spowodowane ich nagminnym odwoływaniem, negatywnie odbiją się na stanie wiedzy kursanta.
W regulaminie można zawrzeć informację, że w przypadku odwołania np. 50% zajęć przez kolejne dwa miesiące, korepetytor ma prawo do natychmiastowego zerwania współpracy z uczniem. Szczególnie, gdy za odwołane zajęcia nie otrzyma wynagrodzenia lub będzie musiał je odrobić w mniej dogodnym dla siebie terminie. Zdarza się, że zajęcia są nagminnie odwoływane przez osoby, które zgodnie z harmonogramem mają zarezerwowany bardzo atrakcyjny czas na naukę. Przez to inni potencjalni uczniowie nie mogą skorzystać z tego czasu, gdyż jest on zablokowany.
Odwoływanie zajęć nie służy żadnej ze stron Korepetytor traci zarobek, uczeń zaś możliwość efektywnej i regularnej nauki.
Płatności
Na koniec kwestia równie ważna, a może i najważniejsza, czyli ustalenie sposobu płatności za zajęcia. Najlepszą opcją, z punktu widzenia korepetytora, jest płatność z góry za zajęcia. To daje poczucie bezpieczeństwa wpływu określonych środków pieniężnych w danym miesiącu kalendarzowym. Ma to szczególne znaczenie dla tych korepetytorów, dla których udzielanie indywidualnych korepetycji jest jedynym źródłem dochodu. Poza tym, dzięki takiemu rozliczeniu, uczący uniknie sytuacji, w której uczeń odwoła lekcje na 10 minut prze zajęciami i więcej się nie pojawi pozostawiając nieuregulowane należności.
W przypadku płatności z góry, gdy dojdzie do odwołania zajęć przez jedną ze stron, środki mogą być przesuwane na kolejny miesiąc lub zwracane kursantowi.
Jeżeli miesięczne opłaty są zbyt wysokie dla klienta, ma ustaloną dużą liczbę zajęć w miesiącu, można zaproponować rozłożenie opłaty na 2 raty lub realizację tygodniowych płatności. Najważniejsze, aby wybrana forma płatności była korzystna i akceptowalna dla obu stron oraz obu stronom zapewniała poczucie bezpieczeństwa.
Regulamin określający zasady współpracy powinien być podpisany przez obie strony umowy. W przypadku osób nieletnich, na regulaminie powinien znaleźć się podpis opiekuna prawnego.
Podsumowując należy podkreślić, że korepetytor powinien traktować swoją pracę i siebie z szacunkiem. Często dochodzi do sytuacji, gdy uczący staje na głowie, by kogoś czegoś nauczyć, pomóc mu, w zamian jednak otrzymując pretensje, brak zapłaty, czy brak informacji o odwołaniu zajęć. Niezależnie od tego jaki zawód się wykonuje, każdy powinien traktować siebie nawzajem i swój czas z szacunkiem. W standardowych szkołach, chociażby językowych, gdzie zajęcia odbywają się grupowo, płaci się z góry za miesiąc czy semestr, nikogo nie interesuje, że ktoś nie może przyjść na zajęcia. Natomiast w przypadku korepetytorów można czasem odnieść wrażenie, że uczniowie traktują ich w nieco służalczy sposób. Wymagają pełnej dyspozycyjności, zaangażowania w pracę, czasem nierealnych efektów na już, nie dając ze swojej strony zupełnie nic.
