Prowadząc działalność gospodarczą, niezależnie od tego czy zatrudniasz pracowników, czy też nie, musisz dokonywać rozliczeń. O zasadach rozliczeń i sposobach opodatkowania działalności pisaliśmy już wcześniej.
Jeżeli chociaż odrobinę znasz się na ekonomii, księgowości a nawet zwykłej matematyce, z pewnością poradzisz sobie samodzielnie z prowadzeniem księgowości w swojej mikro firmie. Założenie działalności gospodarczej wcale nie oznacza, że musisz korzystać z biura rachunkowego, które będzie za Ciebie robiło wszystkie wyliczenia. Ta opcja jest rzecz jasna wygodna, ale i kosztowna. Znacznie łatwiej i taniej będzie skorzystać z dostępnego na rynku programu księgowego. Który program wybrać najlepiej? To zależy. Zależy przede wszystkim od tego, jakich rozliczeń za jego pośrednictwem chcesz dokonywać. Mniej opcji będzie potrzebne osobie, która ma 1-2 kontrahentów, nie jest Vatowcem, nie prowadzi handlu z zagranicznymi podmiotami.
Oczywiście można prowadzić swoje rozliczenia na kartce, w zeszycie, w Excelu. Nikt na przedsiębiorcy nie wymusza posiadania jakiegokolwiek programu księgowego. Jednakże znacznie ułatwi on prowadzenie rozliczeń księgowych, a ceny programów nie są aż tak dużym kosztem. Pomijając już fakt, że dostępne są także darmowe programy chociażby do wystawiania faktur. Jeżeli jednak poważnie myślisz nad rozwinięciem swojej działalności, być może zatrudnieniem pracownika, zakładasz, że ilość wystawianych miesięcznie faktur będzie rosła, program księgowy staje się niezbędny. Warto od samego początku dokładnie przeanalizować, jakie dane oprogramowanie ma opcje, aby w trakcie już prowadzenia działalności nie była konieczna zmiana programu na inny. Wbrew pozorom, niezależnie od tego, czy zmiany takiej dokonasz w trakcie roku rachunkowego czy na początku nowego, zmiana nie będzie prosta. Musisz mieć na względzie to, że w świetle prawa zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji księgowej przez okres 5 lat. Zmieniając program księgowy musisz do nowego wprowadzić wszystkie dane albo je w sposób należyty zarchiwizować. Dlatego warto wybrać mądrze.
Na co zwrócić uwagę wybierając program księgowy?
Przede wszystkim potrzebne Ci oprogramowanie do wystawiania faktur. Lecz to nie jedyna funkcja, która może Ci się przydać. W sieci dostępne są darmowe programy, które umożliwiają wystawianie faktur i prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Wydaje się, że przy jednoosobowej działalności w branży edukacyjnej, to wystarczy. A co z ZUSem, wyliczeniem podatków czy zaliczki na podatek? Możesz to robić ręcznie, wyliczać na kalkulatorze, zapisywać w zeszycie, dopisywać ręcznie w programie. Tylko w takim układzie po co Ci system księgowy? W końcu faktury czy rachunki też możesz wypisać ręcznie na specjalnych drukach.
Co zatem powinien zawierać dobry program księgowy?
- Możliwość wystawiania faktur (w tym faktur z odwrotnym obciążeniem).
- .Możliwość księgowania faktur importowych (nawet jeżeli nie masz zagranicznych klientów, to wystarczy, że zakupisz reklamę w Google, zrobisz kampanię na Facebooku. W tym momencie stajesz się importerem usług, ponieważ te podmioty zarejestrowane są poza Polską.)
- Automatycznie wyliczać zaliczki na podatek dochodowy, VAT oraz składki do ZUS ( możesz oczywiście liczyć ręcznie na kalkulatorze, tylko po co.)
- Posiadać oddzielną opcję do rozliczania kosztów związanych z pojazdami (szczególnie jeżeli masz auto firmowe lub używasz samochodu prywatnego do celów działalności gospodarczej. Możesz rzecz jasna znowu robić to ręcznie, rozliczać amortyzację, kilometrówkę, wliczać faktury za paliwo, przegląd. A można przecież łatwiej.)
- Opcja wysyłania rocznego rozliczenia PIT (chyba, że bardzo lubisz wypełniać te druki ręcznie, opcjonalnie wystać swoje w urzędzie w celu osobistego złożenia. Zwróć uwagę, czy dany program księgowy dopuszcza edycję deklaracji PIT. Jest to szczególnie ważne, gdy masz inne dochody spoza działalności gospodarczej.)
- Opcja generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Od stycznia 2018 roku przedsiębiorca jest zobowiązany do wysyłania comiesięcznego zestawienia do urzędu skarbowego. Jednak ten przepis obowiązuje tylko płatników VAT.
Dobrym rozwiązaniem, szczególnie dla każdego, kto nie jest zbyt biegły w sposobach rozliczenia podatków, czy wliczania kosztów do prowadzonej działalności, wybranie systemu, który oferuje pomoc i doradztwo. W części ofert programów księgowych można w cenie, lub za dopłatą, uzyskać dostęp do wsparcia w kwestii rozliczeń księgowo-podatkowych. Chociaż wydaje się, że nie ma nic trudnego w wystawianiu faktur czy wysyłaniu zaliczki podatkowej, to problemem może okazać się sposób rozliczenia kosztów. Wyobraź sobie, że kupujesz nowy telefon komórkowy i chcesz go wrzucić w koszty prowadzonej działalności. O ile przy zakupie z jednorazową płatnością nie jest to problem, o tyle mogą pojawić się wątpliwości, jak w kosztach ująć zakup na raty. W takich kwestiach pomagają właśnie doradcy. Warto zatem wybrać taki program księgowy, w którym w każdej chwili będzie można skonsultować się i wyjaśnić wszelkie wątpliwości.
Jeżeli zdecydujesz się na korzystanie z darmowego oprogramowania online do wystawiania faktur, upewnij się, że jest on aktualny i aktualizowany. Wszystkie wystawiane przez Ciebie faktury, rachunki i prowadzone rozliczenia muszą być dokonywane zgodnie z obowiązującymi w danym momencie przepisami podatkowymi. Niestety nikogo nie będzie interesowało wytłumaczenie, że nie wiedziałeś, jak wygląda obecnie wymagany druk rachunku czy faktury, albo w jaki sposób wyliczyć składkę na ZUS. To Ty musisz zadbać o to, żeby oprogramowanie było aktualne.
Jeżeli masz dużo w miarę stałych klientów upewnij się, że program księgowy umożliwi Ci stworzenie bazy kontrahentów. Znacznie ułatwi to Tobie pracę i przy każdej fakturze nie będziesz musiał wpisywać wszystkich danych nabywcy usługi.
A na co jeszcze zwracać uwagę?
Poza wymienionymi wyżej funkcjami, które powinien zawierać dobry program do prowadzenia samodzielnej księgowości, zwróć jeszcze uwagę na:
- ewentualne limity w ilości wystawianych faktur. Szczególnie dotyczy to programów darmowych. Może się bowiem okazać, że przekroczysz limit np. 10 faktur na miesiąc i Twój darmowy program zamieni się w płatny i całkiem nie najtańszy.
- opcję edytowania faktur. Każdemu może zdarzyć się pomyłka przy wystawianiu dokumentu. Jeżeli nie ma opcji edycji już wystawionej faktury, oznacza to konieczność wystawienia korekty, czyli dodatkowa praca.
- interfejs, czyli czy program jest łatwy i intuicyjny w obsłudze. Jeżeli okaże się, że godzinami masz przeszukiwać zasoby po to, aby dodać nowego klienta, wyliczyć składkę do ZUS, to szybciej zrobisz to ręcznie z pomocą kartki, długopisu i kalkulatora. Program powinien być przejrzysty, z jasno opisanymi funkcjami.
- wsparcie techniczne. Wcześniej wspominaliśmy, że szczególnie początkującemu przedsiębiorcy, który jeszcze nie jest biegły w rozliczeniach, przyda się fachowa pomoc i porada. Ważne jednak, aby oprogramowanie miało także wsparcie techniczne. Szczególnie pomocne, gdy pojawi się problem z zalogowaniem, przestanie działać opcja drukowania czy wysyłki faktur.
- bezpieczeństwo programu. W końcu będziesz przechowywał tu dane innych podmiotów, swoje faktury, rozliczenia z urzędami. Takie informacje muszą być odpowiednio chronione. Sprawdź zatem, czy program posiada wszystkie niezbędne certyfikaty bezpieczeństwa.
- cenę. Nie zawsze najdroższe oznacza najlepsze, a najlepsze może okazać się darmowe. Wszystko zależy od tego, z jakich funkcji programu księgowego będziesz korzystał, a które są Ci całkiem zbędne.
Prowadzenie działalności gospodarczej wymusza na przedsiębiorcy konieczność rozliczeń podatkowych, odprowadzania składek na ZUS, wystawiania rachunków, faktur lub paragonów i archiwizowania całej dokumentacji finansowej przez okres 5 lat. Na rynku dostępnych jest wiele programów księgowych, darmowych programów online, które ułatwiają prowadzenie księgowości małym i mikro przedsiębiorcom. Nie każdy musi od razu podpisywać umowę z biurem rachunkowym lub zatrudniać księgowego. Jednakże to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek prowadzenia wszelkich rozliczeń w sposób poprawny, zgodny z aktualnymi przepisami i z należytą starannością. Nie każdy jest na tyle biegły, aby prowadzić księgowość samodzielnie. Można jednak skorzystać z takich programów księgowych, gdzie dostępna jest również pomoc i doradztwo podatkowe. Decyzję o tym, czy będziesz prowadził swoje finanse samodzielnie, czy powierzysz je specjaliście, niestety musisz podjąć sam ;)
