Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowym elementem obrotu fakturami w Polsce. Nowe zasady budzą wiele emocji i jeszcze więcej pytań – zwłaszcza wśród osób, które nie prowadzą klasycznej firmy, lecz zarobkują w ramach działalności nierejestrowanej. To rozwiązanie jest popularne także wśród korepetytorów, którzy chcą legalnie dorabiać bez zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Czy KSeF dotyczy również ich? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników. W tym artykule spokojnie i krok po kroku wyjaśniamy, kiedy system obejmuje korepetytora na działalności nierejestrowanej, a kiedy nie.
Najważniejsze wnioski w skrócie
- Jeśli uczysz prywatne osoby i rzadko wystawiasz faktury na prośbę ucznia lub rodzica — KSeF Cię nie interesuje.
- Jeśli płacisz za towary lub usługi (np. punkty wyróżnienia w serwisie e-korpetycje.net) i prosisz o fakturę imienną na potrzeby swojej ewidencji kosztów — KSeF Cię nie interesuje.
- Jeśli wystawiasz fakturę za swoje usługi firmie (np. szkole językowej, fundacji) — musisz to zrobić przez KSeF.
Ale po kolei...
Czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system do wystawiania i odbierania faktur przez internet. Zamiast wysyłać fakturę mailem w PDF-ie, wystawia się ją w specjalnym systemie państwowym. Faktura trafia tam do bazy Ministerstwa Finansów i otrzymuje unikalny numer.
Harmonogram wprowadzania KSeF:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek wystawiania faktur przez KSeF mają największe firmy (z przychodami w wysokości 200 mln zł w 2024 roku).
- Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmuje wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
- Do 31 grudnia 2026 roku – w relacji między firmami (B2B) można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż na tych fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto.
- Od 1 stycznia 2027 roku – obowiązek KSeF obejmie wszystkich podatników bez wyjątków.
W PRAKTYCE te daty mają znaczenie jedynie dla tych korepetytorów na działalności nierejestrowanej, którzy wystawiają faktury innym firmom. Od kwietnia takie faktury powinny być wystawiane przez KSeF. Do końca 2026 roku obowiązuje jednak okres przejściowy — brak korzystania z systemu nie będzie jeszcze wiązał się z karami. Od 2027 roku KSeF stanie się już obowiązkowy bez wyjątków i brak wystawiania faktur w systemie może skutkować sankcjami.
📌 PYTANIE 1
Prowadzę korepetycje z matematyki w ramach działalności nierejestrowanej. Moimi klientami są głównie uczniowie szkół podstawowych i liceów. Rodzice płacą mi przelewem albo gotówką. Nie mam firmy wpisanej do CEIDG, korzystam ze zwolnienia z VAT i pilnuję kwartalnego limitu przychodów. Czasem któryś z rodziców prosi mnie o rachunek — wtedy wystawiam imienny dokument bez NIP-u. Zastanawiam się, czy w takiej sytuacji muszę interesować się KSeF.
✅ ODPOWIEDŹ
Nie. W tej sytuacji KSeF Cię nie dotyczy.
🔎 WYJAŚNIENIE
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy sprzedaży między podatnikami, czyli w relacji firma–firma (B2B). Ty świadczysz usługi osobom prywatnym (B2C), a w takiej relacji korzystanie z KSeF nie jest obowiązkowe.
Działasz więc na dotychczasowych zasadach:
- prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży,
- pilnujesz limitu działalności nierejestrowanej,
- wystawiasz rachunek lub fakturę tylko wtedy, gdy klient o to poprosi.
Temat KSeF pojawiłby się dopiero wtedy, gdybyś zaczął wystawiać faktury firmom — na przykład szkole językowej albo fundacji.
📌 PYTANIE 2
Prowadzę korepetycje w ramach działalności nierejestrowanej. Co jakiś czas kupuję wyróżnienie swojego ogłoszenia w serwisie e-korepetycje.net. Przy zakupie proszę o fakturę imienną, wystawioną na mnie jako osobę fizyczną, bez podawania NIP-u. Zastanawiam się, czy w takiej sytuacji muszę korzystać z KSeF.
✅ ODPOWIEDŹ
Nie. W tej sytuacji KSeF Cię nie dotyczy.
🔎 WYJAŚNIENIE
Gdy prosisz o fakturę imienną bez NIP-u, jesteś traktowany jak konsument. To relacja firma–osoba prywatna (B2C), a w takim przypadku nie ma obowiązku wystawiania faktury przez KSeF.
Nie musisz mieć NIP, nie logujesz się do systemu i nie odbierasz żadnych dokumentów w KSeF. Otrzymujesz zwykłą fakturę — elektroniczną lub papierową — tak jak dotychczas.
KSeF byłby potrzebny dopiero wtedy, gdybyś podał NIP i poprosił o fakturę jako podatnik, czyli w relacji firma–firma (B2B).
Kiedy KSeF nie jest potrzebny?
- Uczeń liceum płaci z własnej kieszeni.
- Rodzic przelewa pieniądze prywatnie.
- Wystawiasz rachunek imienny bez NIP.
- Kupujesz materiały jako osoba prywatna i prosisz o fakturę imienną.
📌 PYTANIE 3
Prowadzę korepetycje z angielskiego w ramach działalności nierejestrowanej. Do tej pory uczyłem wyłącznie uczniów prywatnie. Teraz zgłosiła się do mnie szkoła językowa, która chce, żebym prowadził dla niej zajęcia dwa razy w tygodniu. Ustaliliśmy stawkę, a na koniec miesiąca mam wystawiać fakturę za przeprowadzone lekcje. Zastanawiam się, czy w takiej sytuacji muszę korzystać z KSeF.
✅ ODPOWIEDŹ
Tak. W tej sytuacji KSeF będzie Cię dotyczył.
🔎 WYJAŚNIENIE
Gdy wystawiasz fakturę szkole językowej, wchodzisz w relację firma–firma (B2B). Nawet jeśli działasz w ramach działalności nierejestrowanej.
To oznacza, że:
- musisz posiadać NIP,
- od 1 kwietnia 2026 roku faktury dla innych podatników powinny być wystawiane przez KSeF,
- do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy,
- od 1 stycznia 2027 roku system będzie obowiązkowy bez wyjątków.
Najprościej: jeśli wystawiasz faktury firmom, temat KSeF staje się Twoim obowiązkiem.
W jakich sytuacjach KSeF będzie potrzebny?
Oto przykłady z życia, które często „uruchamiają” obowiązek KSeF u korepetytora na działalności nierejestrowanej:
- Wystawiasz fakturę szkole językowej za prowadzone zajęcia.
- Firma finansuje korepetycje swojemu pracownikowi i prosi o fakturę na firmę.
- Fundacja lub stowarzyszenie płaci Ci za realizację projektu edukacyjnego.
- Prowadzisz zajęcia dla prywatnej szkoły lub przedszkola i rozliczasz się fakturą.
- Platforma edukacyjna wypłaca Ci wynagrodzenie na podstawie wystawionej faktury.
- Rodzic prosi o fakturę z NIP-em swojej firmy, aby rozliczyć wydatek w kosztach.
- Zajęcia są refundowane przez pracodawcę ucznia i potrzebna jest faktura na firmę.
- Realizujesz zajęcia w ramach projektu unijnego i wystawiasz dokument instytucji.
Jeśli jesteś korepetytorem z przykładu 1 lub 2 - możesz skończyć lekturę tego artykułu tutaj. Natomiast każdego, kto odnalazł się w przykładzie 3, zapraszamy do dalszej części tekstu!
Co tu znajdziesz?
- Jak zdobyć NIP?
- Jak zrobić pierwszy krok w KSeF?
- O co tyle szumu z VAT-em?
- Działalność nierejestrowana — podstawy
- Najczęściej zadawane pytania
Skąd wezmę numer NIP i dlaczego go w ogóle potrzebuję?
Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, co do zasady Twoim identyfikatorem podatkowym jest PESEL. Numer NIP nie jest nadawany automatycznie, bo nie rejestrujesz firmy w CEIDG.
NIP będzie Ci potrzebny dopiero wtedy, gdy pojawi się obowiązek wystawienia faktury w KSeF. W systemie KSeF podatnik identyfikuje się właśnie numerem NIP – bez niego nie można wystawić e-faktury ani poprawnie funkcjonować w systemie.
Aby otrzymać NIP, należy złożyć formularz NIP-7 do urzędu skarbowego (można to zrobić przez e-Urząd Skarbowy). Rejestracja jest bezpłatna. Po nadaniu numeru możesz wystawiać faktury w KSeF, jeśli zajdzie taka potrzeba — na przykład, gdy będziesz świadczyć usługi dla firmy.
Gotowy/a na pierwszy krok z KSeF?
Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne narzędzia, które ułatwiają pracę z KSeF. Możesz korzystać z oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 do wystawiania, odbierania i przeglądania e-faktur bez potrzeby kupowania dodatkowego oprogramowania oraz z mobilnej aplikacji KSeF, którą pobierzesz za darmo na smartfon (Android lub iOS) i obsłużysz faktury nawet w podróży. Oba narzędzia są dostępne bez opłat i działają zgodnie z zasadami systemu e-faktur.
Do KSeF możesz się zalogować za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, co umożliwia bezpieczne uwierzytelnienie i pracę z systemem bez wychodzenia z domu.
Jeśli korzystasz z własnego programu księgowego — musisz zintegrować go z KSeF. Każdy producent programu księgowego przygotował już instrukcje pokazujące, jak krok po kroku połączyć system z KSeF. Wystarczy zajrzeć na stronę swojego dostawcy lub do centrum pomocy programu. Takie materiały są zwykle łatwo dostępne i napisane w przystępny sposób.
O co chodzi z tym VAT-em przy działalności nierejestrowanej?
Wokół VAT-u przy działalności nierejestrowanej jest sporo zamieszania. W wielu artykułach można przeczytać, że „w świetle ustawy o VAT prowadzisz działalność gospodarczą”. I to prawda — ustawa o VAT ma własną definicję działalności i jeśli regularnie świadczysz usługi za wynagrodzeniem, jesteś podatnikiem w jej rozumieniu.
Brzmi poważnie. Ale tu jest druga część tej historii.
Prawo przewiduje zwolnienie z VAT dla małych podatników do 240 000 zł rocznej sprzedaży. Tymczasem limit działalności nierejestrowanej w 2026 r. to 10 813,50 zł przychodu na kwartał. To oznacza, że przy takich obrotach praktycznie zawsze mieścisz się w zwolnieniu.
Czyli formalnie jesteś „podatnikiem VAT”, ale w praktyce VAT-u nie płacisz, nie doliczasz go do swoich usług i nie musisz rejestrować się jako podatnik VAT czynny (o ile nie wykonujesz usług wyłączonych ze zwolnienia).
Dlatego w codziennym życiu korepetytora na działalności nierejestrowanej temat VAT-u jest bardziej teoretyczny niż realny.
Działalność nierejestrowana — zasady dla przypomnienia
Działalność nierejestrowana to najprostsza forma legalnego dorabiania. Nie zakładasz firmy w CEIDG, nie płacisz składek ZUS jak przedsiębiorca i nie prowadzisz pełnej księgowości. Jest jednak kilka warunków: w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie mogłeś prowadzić działalności gospodarczej, a Twój przychód nie może przekroczyć ustawowego limitu.
Jeśli ten próg przekroczysz, od dnia przekroczenia stajesz się przedsiębiorcą i masz 7 dni na rejestrację działalności. Do tego czasu działasz tak: prowadzisz uproszczoną ewidencję sprzedaży i rozliczasz dochód raz w roku w PIT-36.
Najczęściej zadawane pytania
1. Prowadzę działalność nierejestrowaną i uczę tylko uczniów prywatnie. Czy muszę mieć KSeF?
Nie. Jeśli uczysz tylko osoby prywatne (uczniów, rodziców) i nie wystawiasz faktur firmom — KSeF Cię nie dotyczy.
2. Wystawiam czasem rachunek rodzicowi. Czy to już KSeF?
Nie. Rachunek lub faktura imienna bez NIP to relacja z osobą prywatną. W takim przypadku korzystasz z dotychczasowych zasad.
3. Skoro działalność nierejestrowana „jest działalnością gospodarczą” w VAT, to czy muszę płacić VAT?
Nie. Twój limit przychodu to 10 813,50 zł na kwartał. Zwolnienie z VAT obowiązuje do 240 000 zł rocznie. Przy działalności nierejestrowanej praktycznie zawsze mieścisz się w zwolnieniu. VAT-u nie doliczasz i nie płacisz.
4. Czy muszę rejestrować się jako podatnik VAT czynny?
Nie, jeśli tylko uczysz prywatnie i mieścisz się w limitach.
5. Kiedy jako korepetytor na działalności nierejestrowanej będę musiał używać KSeF?
Tylko wtedy, gdy wystawisz fakturę firmie. Czyli np. szkole językowej, fundacji, prywatnej szkole, platformie edukacyjnej.
Jeśli uczysz wyłącznie osoby prywatne — nie musisz.
6. Czy jedna faktura firmie oznacza KSeF?
Tak. Nawet jedna faktura z NIP-em nabywcy to relacja firma–firma. Wtedy potrzebujesz swojego numeru NIP i wchodzisz w temat KSeF.
7. Czy muszę mieć NIP, jeśli uczę tylko prywatnie?
Nie. W działalności nierejestrowanej Twoim identyfikatorem jest PESEL. NIP potrzebny jest dopiero wtedy, gdy pojawia się obowiązek KSeF lub kasy fiskalnej.
8. Co jeśli przekroczę limit działalności nierejestrowanej?
Jeśli przekroczysz 10 813,50 zł przychodu w kwartale, od tego dnia stajesz się przedsiębiorcą. Masz 7 dni na rejestrację działalności w CEIDG. Od tego momentu działasz jak zwykła firma — a wtedy zasady KSeF będą Cię dotyczyć na ogólnych zasadach.
9. Czy KSeF zmienia coś w moim PIT-36?
Nie. Działalność nierejestrowaną nadal rozliczasz raz w roku w PIT-36 jako „Działalność nierejestrowaną”. KSeF dotyczy tylko sposobu wystawiania faktur.
10. Czy kupując materiały lub wyróżnienie ogłoszenia, wchodzę w KSeF?
Nie, jeśli prosisz o fakturę imienną bez NIP. Jesteś wtedy traktowany jak osoba prywatna.
11. Jaka jest najprostsza zasada, żeby się nie pogubić?
Zadaj sobie jedno pytanie:
Czy wystawiam fakturę z NIP-em drugiej strony?
Jeśli nie — KSeF Cię nie dotyczy. Jeśli tak — zaczyna Cię dotyczyć.
