Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być ciekawostką, a staje się obowiązkiem. Jeśli prowadzisz korepetycje w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), ten temat dotyczy Cię na pewno. Nie chodzi już o to, czy musisz korzystać z systemu, ale od kiedy dokładnie i jak się do tego przygotować, żeby nie narazić się na chaos ani kary. W tym artykule wyjaśniamy spokojnie i krok po kroku, co oznacza KSeF dla korepetytora na JDG i jak przejść przez tę zmianę bez stresu.
Najważniejsze pytanie brzmi:
Czy i od kiedy KSeF mnie dotyczy?
Najprościej mówiąc:
- TAK, KSeF dotyczy każdego korepetytora prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą.
- Już TERAZ możesz otrzymywać faktury za pośrednictwem KSeF (np. rachunki).
- Ty będziesz musiał wysyłać faktury przez KSeF od kwietnia lub od stycznia 2027 roku — to zależy od Twojego przychodu.
A teraz zagłębimy się w szczegóły...
KSeF a korepetytor na JDG
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej. Zamiast wysyłać klientowi PDF mailem, wystawiasz fakturę w systemie Ministerstwa Finansów – dokument otrzymuje unikalny numer i trafia jednocześnie do odbiorcy oraz do administracji skarbowej. Dla korepetytora prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) oznacza to zmianę sposobu fakturowania. Najważniejsze daty są cztery:
- od 1 lutego 2026 roku możesz już otrzymywać faktury (np. rachunki) w KSeF (nawet jeśli się tam nie uwierzytelniłeś!)
- od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wszystkich pozostałych przedsiębiorców — także jednoosobowe działalności gospodarcze,
- do 31 grudnia 2026 roku obowiązuje jeszcze okres przejściowy — jeśli Twoja sprzedaż w relacji z innymi firmami (B2B) nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (np. w PDF),
- a od 1 stycznia 2027 roku KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców bez wyjątków.
Jeśli prowadzisz JDG i wystawiasz faktury – ten system będzie Twoją codziennością.
Odbieranie faktur w KSeF
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy, czyli takie, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto. To przede wszystkim duże spółki, sieci ogólnopolskie, operatorzy telekomunikacyjni czy dostawcy mediów.
Co to oznacza dla Ciebie jako korepetytora na JDG?
Jeśli współpracujesz z taką firmą — wynajmujesz lokal od dużej spółki, opłacasz internet lub telefon u dużego operatora, kupujesz oprogramowanie od dużego dostawcy — możesz już od tego momentu otrzymywać faktury wyłącznie przez KSeF. Nie przyjdą one w PDF-ie na maila, tylko będą dostępne w systemie z nadanym numerem KSeF.
Dlatego, nawet jeśli sam jeszcze nie masz obowiązku wystawiania faktur w systemie, warto mieć dostęp do KSeF. Dzięki temu sprawdzisz, czy nie czekają tam na Ciebie faktury kosztowe.
Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałych przedsiębiorców. Możesz się wtedy spodziewać znacznego wzrostu przesyłanych tą drogą dokumentów. Niektórzy przedsiębiorcy być może zdecydują się jeszcze na przesyłanie faktur zarówno za pośrednictwem KSeF, jak i tradycyjnie — drogą mailową i/lub papierowych dokumentów. Ale musisz pamiętać, że przesyłanie faktur papierowych lub w PDF-ie po 1 kwietnia to dobra wola i dodatkowy wysiłek przedsiębiorcy, nie musi tego robić.
Wystawianie faktur w KSeF
To, od kiedy obowiązek obejmie Ciebie jako korepetytora na JDG, zależy w praktyce od wysokości Twojej sprzedaży w relacji firma–firma (B2B).
📌 Jeśli miesięcznie wystawiasz faktury firmom na więcej niż 10 000 zł brutto, obowiązek korzystania z KSeF dotyczy Cię już od 1 kwietnia 2026 r.
📌 Jeśli Twoja sprzedaż B2B nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, możesz korzystać z okresu przejściowego i wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Obowiązek obejmie Cię wtedy od 1 stycznia 2027 r.
Ważne: do limitu 10 000 zł wliczają się tylko faktury w relacji firma–firma (B2B).
Faktury wystawiane osobom fizycznym (relacja B2C), czyli tzw. faktury imienne bez NIP, nie muszą trafiać do KSeF. Możesz wystawiać je tak jak dotychczas — poza systemem.
Jeśli Twoimi klientami są firmy zagraniczne, takie faktury również wystawiasz w KSeF. Warto jednak pamiętać, że zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do polskiego systemu, dlatego dobrze jest pobrać z KSeF wizualizację faktury z nadanym numerem i wysłać ją mailem klientowi.
Pierwsze kroki z KSeF
Najpierw krótka wskazówka z Ministerstwa Finansów 👇
A teraz do dzieła!
- Zaloguj się do KSeF
- Zintegruj swój program księgowy z KSeF
- Nadaj uprawnienia księgowej z biura rachunkowego
- Najczęściej zadawane pytania
Pierwsze logowanie do KSeF
Jeśli prowadzisz korepetycje w ramach JDG, nie musisz kupować nowego programu do fakturowania. Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzia do obsługi KSeF, z których możesz korzystać od razu.
Możesz wystawiać i odbierać faktury przez oficjalną Aplikację Podatnika KSeF dostępną w przeglądarce. To rozwiązanie wystarczy, jeśli wystawiasz kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie. Dostępna jest też bezpłatna aplikacja mobilna, dzięki której możesz sprawdzić faktury na telefonie — na przykład między lekcjami albo w drodze na zajęcia.
Nie ma tu żadnych opłat ani abonamentów. To narzędzia przygotowane przez państwo, działające zgodnie z obowiązującymi zasadami systemu e-faktur.
Do KSeF zalogujesz się przez profil zaufany albo podpis kwalifikowany. W praktyce większości korepetytorów wystarczy profil zaufany — możesz więc obsłużyć wszystko online, bez wizyty w urzędzie i bez dodatkowych formalności.
Integracja programu księgowego z KSeF
Jeśli jako korepetytor na JDG korzystasz z programu do fakturowania albo systemu księgowego, nie będziesz musiał wystawiać faktur ręcznie w rządowej aplikacji. Wystarczy, że połączysz swój program z KSeF – wtedy faktury będą wysyłane do systemu automatycznie, a numer KSeF zapisze się bezpośrednio w Twoim systemie.
Droga 1: zaczynasz w swoim programie księgowym (najprostsza)
To opcja, z której korzysta większość jednoosobowych działalności.
- Wchodzisz w ustawienia programu i wybierasz „Połącz z KSeF”.
- Realizujesz krok po kroku instrukcję danego programu — zazwyczaj pobierasz wniosek z żądaniem autoryzacji, podpisujesz go profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, wklejasz ponownie do programu i zatwierdzasz.
Droga 2: zaczynasz w KSeF
Druga możliwość to wygenerowanie w systemie KSeF specjalnego certyfikatu (klucza dostępu).
- Logujesz się do KSeF.
- Generujesz certyfikat — INSTRUKCJA.
- Wklejasz go w ustawieniach swojego programu księgowego.
Certyfikat działa jak „klucz”, który pozwala programowi komunikować się z KSeF bez każdorazowego logowania.
Dla jednoosobowej działalności cały proces zwykle zajmuje kilkanaście minut. Więksi dostawcy oprogramowania przygotowali już instrukcje krok po kroku oraz krótkie tutoriale wideo (najczęściej na YouTube), więc konfigurację można przeprowadzić samodzielnie. Jeśli masz księgową, warto zrobić to razem przy pierwszym uruchomieniu, żeby mieć pewność, że wszystko działa poprawnie.
Nadawanie uprawnień w KSeF — komu i po co?
Nie zawsze musisz obsługiwać KSeF samodzielnie. Możesz nadać dostęp innym osobom lub podmiotom, które pomagają Ci w prowadzeniu działalności.
Najczęściej uprawnienia nadaje się:
- biuru rachunkowemu, aby mogło pobierać i księgować Twoje faktury,
- księgowej, która pracuje dla Ciebie zdalnie,
- pracownikowi lub współpracownikowi, który wystawia faktury w Twoim imieniu,
- wspólnikowi (jeśli prowadzisz działalność w innej formie niż jednoosobowa).
Dzięki temu nie musisz przesyłać dokumentów ręcznie. Osoba upoważniona widzi faktury bezpośrednio w systemie.
Spokojnie — to nie jest nieodwracalna decyzja. Uprawnienia możesz w każdej chwili zmienić albo cofnąć.
Instrukcja krok po kroku
1️⃣ Zaloguj się do KSeF.
2️⃣ Wejdź w zakładkę „Uprawnienia”.
3️⃣ Kliknij „Nadaj uprawnienia”.
4️⃣ Wybierz odpowiednią opcję:
-
jeśli chcesz nadać dostęp biuru rachunkowemu lub firmie księgowej – wybierz
👉 „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”. -
jeśli chcesz nadać dostęp konkretnej osobie (np. księgowej, pracownikowi) – wybierz
👉 „Osobie fizycznej do pracy w KSeF”.
5️⃣ Wpisz dane podmiotu lub osoby (np. NIP firmy albo dane osoby fizycznej).
6️⃣ Wybierz zakres uprawnień.
Najczęściej zaznacza się:
- „Przeglądanie faktur”,
- „Wystawianie faktur” (jeśli dana osoba ma je wystawiać).
Jeśli to biuro rachunkowe, możesz dodatkowo zaznaczyć prawo do dalszego przekazywania uprawnień.
7️⃣ Kliknij „Nadaj uprawnienia” i potwierdź operację.
8️⃣ Dla własnego spokoju wejdź w „Zarządzanie uprawnieniami”, aby sprawdzić, czy wszystko zostało zapisane.
Tutaj znajdziesz instrukcję ze zrzutami ekranu.
Ważne!
- Uprawnienia możesz w każdej chwili cofnąć.
- Możesz nadać dostęp więcej niż jednej osobie.
- Jeśli współpracujesz z biurem rachunkowym, zapytaj je wcześniej, jaki zakres uprawnień jest potrzebny.
Dla korepetytora na JDG najczęstszy scenariusz to nadanie dostępu księgowej, aby mogła samodzielnie pobierać faktury z KSeF i rozliczać je w systemie księgowym.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Czy jako korepetytor na JDG na pewno podlegam KSeF?
Tak.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i wystawiasz faktury, system KSeF będzie Cię dotyczył. Pytanie brzmi nie „czy”, tylko od kiedy dokładnie.
2. Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?
To zależy od tego, ile miesięcznie wystawiasz faktur firmom (B2B):
- jeśli więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie → od 1 kwietnia 2026 roku,
- jeśli mniej niż 10 000 zł brutto miesięcznie → od 1 stycznia 2027 roku.
Do limitu liczą się tylko faktury wystawiane firmom (z NIP-em nabywcy).
3. Czy faktury dla uczniów i rodziców też muszą iść przez KSeF?
Nie.
Faktury wystawiane osobom fizycznym (B2C), czyli tzw. faktury imienne bez NIP, możesz wystawiać poza KSeF – tak jak dotychczas.
4. Czy muszę codziennie logować się do KSeF?
Nie.
Jeśli połączysz swój program księgowy z KSeF, faktury będą wysyłane automatycznie. Logowanie jest potrzebne głównie przy pierwszej konfiguracji albo gdy chcesz coś sprawdzić bezpośrednio w systemie.
5. Co jeśli nic nie zrobię i będę dalej wysyłać PDF-y?
W 2026 roku obowiązuje okres przejściowy (dla sprzedaży B2B poniżej 10 000 zł miesięcznie).
Od 1 stycznia 2027 r. brak wystawiania faktur w KSeF może skutkować sankcjami finansowymi.
Nie warto odkładać tego na ostatnią chwilę.
6. Czy muszę kupować nowy program do faktur?
Nie.
Możesz:
- korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF,
- połączyć swój obecny program księgowy z systemem.
Większość popularnych programów jest już dostosowana do KSeF.
7. Czy muszę coś robić, jeśli wystawiam tylko kilka faktur miesięcznie?
Tak — ale spokojnie.
Nawet jeśli wystawiasz 2–3 faktury firmom w miesiącu, obowiązek i tak Cię obejmie (najpóźniej od 2027 roku).
Mała skala działalności nie zwalnia z KSeF.
8. Co z fakturami dla firm zagranicznych?
Faktury dla firm zagranicznych również wystawiasz w KSeF.
Ponieważ zagraniczny klient nie ma dostępu do polskiego systemu, warto:
- pobrać wizualizację faktury z nadanym numerem KSeF,
- wysłać ją e-mailem kontrahentowi.
9. Czy mogę nadać dostęp księgowej i nie zajmować się tym sam?
Tak.
Możesz nadać uprawnienia w KSeF:
- biuru rachunkowemu,
- księgowej,
- pracownikowi.
Uprawnienia możesz w każdej chwili cofnąć.
10. Czy muszę zmieniać sposób rozliczania VAT lub podatku dochodowego?
Nie.
KSeF nie zmienia:
- stawek VAT,
- formy opodatkowania,
- sposobu rozliczania PIT.
Zmienia tylko sposób wystawiania faktur.
11. Czy jeśli mam księgową, to temat mnie nie dotyczy?
Dotyczy — ale organizacyjnie.
To Ty jako przedsiębiorca odpowiadasz za poprawność fakturowania.
Księgowa może obsługiwać system, ale dostęp do KSeF warto mieć również samemu.
12. Czy muszę coś robić już teraz?
Tak, najlepiej:
- Zalogować się do KSeF i sprawdzić, czy masz dostęp.
- Zintegrować program księgowy.
- Ustalić z księgową, jak będzie wyglądał obieg faktur.
Im wcześniej to zrobisz, tym mniej stresu w 2026 i 2027 roku.
