Już za chwilę, już za momencik ważne egzaminy. Dlatego z myślą o tegorocznych maturzystach (i nie tylko), stworzyliśmy mini poradnik "Jak napisać", który w prosty i przejrzysty sposób wyjaśni Ci zasady pisania dłuższych form wypowiedzi. Z jego pomocą tworzenie spójnych treści nie będzie już takie straszne.
Dzisiaj uchylamy rąbka tajemnicy i przedstawiamy mały fragment, a w nim "Jak napisać e-mail".
Fragment e-booka "Jak napisać": Jak napisać maila/e-mail?
Zacznijmy od odmiany obcojęzycznego słowa „e-mail”. Wielu z nas twierdzi do teraz, że pisze i wysyła „maila”, a tymczasem mail nie jest istotą ożywioną, a takie w bierniku nie mają kocówki -a. Tak więc piszesz „mail”, „SMS” lub publikujesz „post”.
Wiadomości mailowe są popularną metodą korespondencji. To szybki, łatwy i niedrogi sposób na komunikację. Mail ułatwia nam kontakt z innymi użytkownikami Internetu. Napisać mail można do znajomego, nauczyciela bądź firmy. W formie mailowej komunikują się także współpracownicy i przedsiębiorcy. Coraz częściej za pośrednictwem takiej wiadomości elektronicznej można załatwić również sprawy urzędowe.
Czy napisanie wiadomości mailowej jest proste? Tak, trzeba jednak pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Jak każda forma wypowiedzi, mail ma określoną budowę.
PISANIE E-MAIL W 4 KROKACH
1. TEMAT
Temat może się wydawać drobnostką. Jednakże uczeni doświadczeniem wiedzą, że pozwala on na przekazanie przewodniej myśli wiadomości, jeszcze zanim adresat ją przeczyta. To wpływa na szybkość komunikacji. W niektórych sytuacjach temat maila lub jego brak może sprawić, że nie zostanie odczytany wcale. Szczególnie gdy mamy do czynienia z sytuacją oficjalną. Wtedy nie ma co dowcipkować, trzeba maksymalnie streścić to, co chcemy przekazać w wiadomości.
2. PRZYWITANIE [ZWROT DO ADRESATA]
W zależności od tego do kogo piszesz, chcesz się odpowiednio przywitać. W sytuacji formalnej najodpowiedniejszym przywitaniem będzie np. „Szanowna Pani/Szanowny Panie”, zaś w nieoficjalnym mailu możesz się posłużyć zwykłym „Cześć” lub „Hej”. Jeżeli chciałbyś wspomnieć o funkcji, jaką pełni dana osoba, poprawne będą zwroty np. „Szanowna Pani Profesor”, „Szanowna Panie Prezesie”. Jeśli wymieniłeś już choćby jedną wiadomość w ciągu tego samego dnia z adresatem wiadomość, możesz zrezygnować z ponownego powitania.
Unikaj niepoprawnych form, takich jak: np. „Witam” albo „Dobry wieczór”. Witać może nas gospodarz w swoich progach, a wieczorami nikt nie chce odczytywać służbowych maili.
3. TREŚĆ WIADOMOŚCI
Mail to nie tylko forma wypowiedzi. To przede wszystkim sposób komunikacji. Jak pewnie wiesz, w komunikacji liczy się jasny i klarowny przekaz. Dlatego też staraj się dopilnować, aby poinformować na początku odbiorcę, w jakim celu się kontaktujesz. Zwróć uwagę na zachowanie akapitów, poprawnej ortografii i interpunkcji. Taka wiadomość świadczy o tobie, twojej kulturze i co najważniejsze o szacunku do osoby, z którą konwersujesz. Wiadomość powinna być krótka, zwięzła, bez zbędnego rozwlekania. Kluczowy temat powinien być szczególnie uwydatniony na tle reszty zawartych w wiadomości treści.
Jeżeli wiadomość z jakiegoś powodu musi być długa, to lepiej wykorzystaj załącznik, a w treści maila poinformuj, w jakim celu go dołączyłeś i jak dalej z nim postępować.
4. ZAKOŃCZENIE MAILA I POZDROWIENIE
Zakończenie maila zawiera w sobie kilka pułapek. Z jednej strony powinieneś zasugerować odbiorcy, jakiego działania z jego strony oczekujesz, z drugiej zaś zastosowanie wypowiedzi wymuszających na nim konieczność odpowiedzi jest zachowaniem nie na miejscu. W ten sposób możesz kogoś do siebie zrazić, co nie wróży niczego dobrego dalszej relacji z odbiorcą takiej wiadomości. Pozdrawiając, możesz użyć takich zwrotów jak np. „Z poważaniem”, „Pozdrawiam”, a także „Z wyrazami szacunku”.
Interpunkcja!
Po zwrocie grzecznościowym zamieść przecinek, np. „Szanowna Pani Dziekan, …” „Szanowny Panie Profesorze, ...”, natomiast kiedy pozdrawiasz kogoś pod koniec wiadomości, tutaj przecinek będzie już błędem. Prawidłowa forma to np. „Pozdrawiam Ola” lub „Z wyrazami szacunku Mariola Nowicka”.
Czujesz niedosyt? My również! Ale szybko możemy go zaspokoić ;) Jeśli chcesz wiedzieć, jak napisać dobrą rozprawkę, opowiadanie, czy inne formy wypowiedzi pisemnych, zajrzyj do naszego e-booka.
